| Funktion | Element |
Beschreibung | Kommentar |
| Login-verwaltung | Anmeldung |
Jeder Benutzer wird durch einen eindeutigen Namen identifiziert |
Mindestlänge 8 Zeichen |
| Passwort | Einweg-Hash-Algorithmus. Nur der Hashcode wird gepeichert. Das Passwort muss zur Sicherheit einen Mindestwert erreichen. Dieser Wert wird aus der Passwortlänge und der Anzahl der Groß-und Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen errechnet. |
Mindestlänge 8 Zeichen |
|
| Passwortwechsel beim Anmelden erzwingen | Der Administrator kann den Zugang eines Benutzers so markieren, dass dieser ein neues Passwort angeben muss | Automatisch für initial generiertes Passwort | |
| Benutzerzugang | Sperrung durch Administrator |
||
| Automatische Sperrung | Nach 3 vergeblichen Anmeldeversuchen wird Zugang automatisch gesperrt | Administrator kann Zugang entsperren | |
| Passwort Wieder-herstellung | Standard EMail - Wiederherstellungs-mechanismus | ||
| Lokalisierung | GUI | Die gesamte Benutzeroberfläche sowie die PDFs sind lokalisierbar |
Benutzer können Sprache wählen. Standardmäßig wird die Sprache des Dienstleisters übernommen |
| Sprachen | Deutsch, Englisch, weitere Sprachen werden in zukünftigen Versionen unterstützt | ||
| Daten | Alle dynamischen Namen, Beschreibungen usw. sind lokalisierbar und werden so in der Datenbank gespeichert | ||
| Ver- schlüsselung |
Verbindung | Interaktion mit Server wird mittels HTTPS verschlüsselt | |
| Datenbank | Alle sensiblen Daten werden verschlüsselt | ||
| Person | Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Kommentar usw. |
||
| Adresse | Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt | ||
| Telefon | Nummer | ||
| Benutzerzugang | Benutzername | ||
| Buchung | alle Details | ||
| Dienstleister | Beschreibung | Ein Dienstleister richtet Ressourcen, Terminarten, Kalender usw. ein und bietet online Termine an | Das System unterstützt mehrere Dienstleister gleichzeitig auf einer Distanz und einer Datenbank |
| Anpassung | 1. Upload eines Logos 2. Upload einer Anfahrtskizze 3. Vollständige Anpassbarkeit der PDF Terminbestätigung |
Jasper Template Datei | |
| Rollen | Administrator | Kann alle Einstellungen eines zugeordneten Dienstleisters ändern |
|
| Manager | Interner Benutzer, der Termine für Benutzer buchen und alle Details sehen kann | ||
| Agent/Zuweiser | Externer Benutzer, der Termine für andere buchen kann, aber nur Zugriff auf Buchungen seiner Kunden hat | Ein Agent (z.Bsp. ein zuweisender Arzt) kann Termine für seine Patienten bei einer Klinik buchen. Agenten können über ein flexibles CSV Format importiert werden |
|
| Normal | Ein normaler Benutzer ist allgemein die Person, für die ein Termin gebucht wird. Normalen Benutzern können auch Zugänge vergeben werden, mit denen sie nur auf ihre eigenen Termine zugreifen können. | Ein Dienstleister kann Assistenten konfigurieren, um Nutzern ein automatisiertes Registrieren und Termine buchen zu ermöglichen. Dies liegt ganz im Ermessen des Dienstleisters |
|
| Vertriebspartner | Ein Vertriebspartner kann Dienstleister erstellen |
OEM Partner können den Vertriebspartner nutzen, um Dienstleister für ihre Kunden anzulegen | |
| Agentur | Beschreibung | Zu einer Agentur gehören ein oder mehrere Agenten. Eine Agentur hat einen Standard-Agenten, den interner Nutzer zum Verknüpfen einer Buchung mit einer Agentur verwenden können. |
Eine Agentur hat einen Namen und eine Fachrichtung/Spezialisierung sowie Kontaktinformationen. Die Praxis eines zuweisenden Arztes ist ein Beispiel für eine Agentur. |
| Benutzer-gruppe | Beschreibung | Jeder Benutzer ist über sein Abonnement an eine Benutzergruppe gebunden. Eine Benutzergruppe steuert den Zugriff des Nutzers auf Ressourcen und Terminarten. Zusätzlich kann jeder Kombination von Ressource und Terminart noch ein spezifischer Kalender zugeordnet werden. |
Der Zugriff eines Nutzers zu einer bestimmten Terminart wird wie folgt geregelt: Benutzer -> Abonnement -> Benutzergruppe -> Ressourcenzugriff -> Terminartzugriff -> Kalender |
| Ressourcen-zugriff |
Legt fest, welche Ressourcen für diese Gruppe verfügbar sind | ||
| Terminartzugriff | Legt fest, welche Terminarten bei den verfügbaren Ressourcen für diese Gruppe verfügbar sind |
Ein Kalender kann mit jedem Terminartzugriff verknüpft werden |
|
| Übersichten- zugriff | Legt fest, welche (Ressourcen)übersichten für diese Gruppe verfügbar sind | Nur für interne Benutzer | |
| Assistent | Assistent für Suche und Buchung | ||
| Übersichten | Beschreibung | Eine Übersicht zeigt eine oder mehrere Ressourcen in einem Tabellenformat an | Anzahl der Tage, Zeitraum, angezeigte Ressourcen usw. sind konfigurierbar. Einstellungen werden für jeden Benutzer gespeichert und die Übersichten haben somit beim nächsten Anmelden das gleiche Aussehen |
| Ressourcen-übersicht | Zeigt eine oder mehrere Ressourcen für einen bestimmten Zeitraum an | Benutzer kann verfügbare Ressourcen entfernen oder hinzufügen | |
| Geteilte Übersicht |
Zeigt 2 Ressourcenübersichten an (horizontal oder vertikal getrennt) | Ermöglicht Ansicht ähnlicher Ressourcen mit unterschiedlicher Intervalldauer. Kann auch weitere geteilte Übersichten enthalten | |
| Notizen | Für eine oder mehrere Ressourcen kann für eine bestimmte Zeitspanne eine Notiz angezeigt werden. Notizen werden unterhalb des Spaltenkopfes und über die Breite der gewählten Tage angezeigt. | Mehrere Notizen können gleichzeitig angezeigt werden | |
| Drag & Drop | Termine können innerhalb einer Ressourcenübersicht mittels Drag & Drop verschoben werden |
Durch das Ziehen eines Termines über einen vorhandenen wird dieser getauscht. | |
| Kontextmenü | Rechtsklick öffnet Kontextmenü und je nach Art des gewählten Termins (frei, gebucht) werden unterschiedliche Menüeinträge freigeschaltet |
1. Kopieren 2. Drucken 3. Buchungen für diese Person anzeigen 4. Stornierungen für diese Person anzeigen 5. Buchung stornieren 6. Einfügen 7. Verschieben 8. Sperren 9. Entsperren |
|
| Ressource | Beschreibung | Die Ressource ist ein Kernelement des Buchungssystems. Alle Termine sind mit einer Ressource verbunden | Unbegrenzte Anzahl von Ressourcen |
| Typen | Person Ressource | Diese Ressource ist mit einer bestimmten Person verknüpft | |
| Objekt Ressource | Raum, Maschine usw. | ||
| Eigenschaften | Lokalisierbarer Name und Beschreibung | ||
| Intervall | Angabe für das Intervall der verfügbaren Terminplätze dieser Ressource, z.Bsp. 10 Minuten. Kann ignoriert werden, wenn Kalenderregel ein intervall vorschreibt | ||
| Kalender | Einer Ressource kann ein Kalender zugeordnet sein |
||
| Ressourcen Manager | Zugeordneter Ressourcen Manager | Der Ressourcenmanager verwaltet die Termine einer bestimmten Ressource. Standardmäßig werden die Termine in einer Datenbank verwaltet. Externe Ressourcen Manager können Termine in externen Systemen wie z.Bsp. MS-Exchange verwalten |
|
| Grenzwerte | Limitiert Anzahl der Buchungen pro Person pro Tag und insgesamt | Gelten nur für externe Benutzer | |
| Ressourcen Manager | Beschreibung | Verwaltet die Termine einer Ressource | Der Standard Ressourcen Manager speichert und verwaltet Termine in der Datenbank auf dem BookinaFlash-Server. |
| Plugin | Ressourcen Manager können implementiert werden, um externe System zu verwalten | ||
| Verfügbare Plugins | Standard-BookinaFlash | Internes Ressourcen Manager Plugin von Bookina | |
| Starke Termine - Buchner Ressourcen Manager | Ermöglicht Abfrage freier Termine, Terminbuchung und Synchronisation mit der Terminverwaltung von „Starke Termine“ | ||
| MS-Exchange | Exchange 2007+ Verfügbar 4.Quartal 2011 |
||
| Terminart | Beschreibung | Beschreibt die Terminart eines Termins. Bei medizinischen Dienstleistern handelt es sich in der Regel um Behandlungen. | |
| Dauer | Minimaldauer | Minimale Zeit, die ein Termin mit dieser Terminart beansprucht, z.Bsp. 10 Minuten | |
| Maximaldauer | Maximale Zeit, die ein Termin mit dieser Terminart beansprucht, z.Bsp. 30 Minuten | ||
| Standarddauer | Standarddauer eines Termins dieser Terminart, z.Bsp. 20 Minuten. Diese Zeit wird bei Buchungen durch externe Nutzer vergeben, interne Nutzer können innerhalb der minimalen und der maximalen Dauer wählen | ||
| Dauererhöhung | Intervallschritte, mit denen Nutzer die Dauer erhöhen bzw. verringern können | ||
| Vorbereitungszeit | Zeit, die der Terminbucher vor dem eigentlichen Termin erscheinen sollte. Beispiel: Termin ist um 09:00 Uhr, aber die Vorbereitungszeit beträgt 15 Minuten, dadurch ist der eigentliche Termin für den Bucher um 08:45 Uhr und wird auch so in der gesamten Korrespondenz (Bestätigungs-PDF, Erinnerung) aufgeführt |
||
| Abkürzung | Abkürzung als alternativer Anzeigetext in den Ressourcenübersichten | Maximallänge 12 Zeichen | |
| Farbe | Jeder Terminart ist eine Farbe zugeordnet | Farbe zur Unterscheidung der Termine in den Tabellen und Ressourcenübersichten | |
| Buchungs-horizont | Einschränkung des Auswahlzeitraumes freier Termine durch Angabe eines minimalen und maximalen Buchungshorizontes |
Gilt nur für externe Benutzer. Beispiele: Minimal 1 Tag bedeutet, dass ein externer Nutzer keine Termine vor "heute" + 1 Tag machen kann (erster möglicher Termin also übermorgen). Maximal 14 Tage bedeutet, dass ein externer Nutzer keine Termine nach "heute" + 14 Tage buchen kann |
|
| Termin-verfügbarkeit | Nur intern - nur interne Benutzer können Termine dieser Terminart buchen Extern buchbar - externe (und interne) Benutzer können Termine online buchen Nur Terminanfrage - externe Benutzer können nur Terminanfrage stellen Nur telefonisch - externe Benutzer können solche Termine nur telefonisch buchen |
Nur Terminanfrage - alle eigegebenen Daten werden als eine Buchungsanfrage gespeichert und eine Aufgabe wird erstellt. Interne Nutzer können mit dieser Anfrage dann einen Termin buchen. | |
| Attribute | Eine Terminart kann ein oder mehrere Attribute enthalten, die dann einer Buchung zugeordnet werden |
Terminartattribute sind generell sehr auf eine Terminart zugeschnitten. Eine Augenuntersuchung kann z.Bsp. die Attribute "linkes Auge", "rechtes Auge" oder "beide Augen" enthalten |
|
| Druck | Anweisungen | Spezielle Anweisungen zu dieser Terminart, die auf der Buchungsbestätigung mit gedruckt werden, z.Bsp. dass der Patient nüchtern oder mit einer Begleitperson erscheinen soll | |
| Terminart-gruppe | Beschreibung | Terminartgruppen haben lokalisierte Namen und Beschreibungen | In Terminartgruppen können Termine zusammengefasst und deren Ausgabe optimiert werden. |
| Kalender | Beschreibung | Kalender definieren Zeitfenster zur Kontrolle von buchbaren Objekten. | Kalender bestimmen die Zeiten, an denen Ressourcen und Terminarten für bestimmte Benutzergruppen verfügbar sind. |
| Hierarchie | Kalender werden von Systemkalendern oder übergeordneten Kalendern abgeleitet |
Ein Kalender kann von einem Systemkalender abgeleitet werden, z.Bsp. "Hauptkalender" enthält alle Feiertage | |
| Regeln | Eine kalenderregel definiert die Verfügbarkeiten von Ressourcen, Terminarten oder Plänen | ||
| Wöchentliche Regel | Gültig für einen oder mehrere Wochentage (Montag bis Sonntag) mit einer Beginn- und einer Endzeit. Beispiel: Mo-Fr 09:00-12:00;13:00-18:00 |
||
| Monatliche Regel | Gültig für bestimmte Tage eines Monats z.Bsp. letzter Tag des Monats oder erster Freitag im Monat | ||
| Intervall-Regel | Gültig für ein bestimmtes Datumsintervall z.Bsp. 01.01.2010-03.01.2010 | ||
| Verfügbarkeit: gibt Datumsintervall an, innerhalb dessen die Regel gültig ist bzw. ab welchem Datum mit unbegrenzter Dauer |
Verfügbarkeiten können genutzt werden, um Übergänge zwischen Terminplänen einfacher zu verwalten. Wenn z.Bsp. aktuelle Regeln nur bis zum Ende des nächsten Monats gültig sind, dann können neue Regeln ab Beginn des folgenden Monats gültig werden. |
||
| Wiederholung | Regeln können optional in einem bestimmten Intervall wiederholt werden. Eine wöchentliche Regel kann z.Bsp. alle x Wochen wiederholt werden (Standard ist 1). Der Beginn der Wiederholung wird von der zugehörigen Verfügbarkeit definiert. |
||
| Variable Dauer | Kalenderregeln können benutzt werden, um die Dauer von Terminarter zu beeinflussen. So ist es möglich, z.Bsp. 10-minütige Zeitfenster in der Zeit von 08:00 Uhr bis 14:00 Uhr anzubieten, von 14:00 Uhr bis 18:00 Uhr dann aber 15-minütige Zeitfenster | Eine Dauer von z.Bsp. 10 Minuten kann optional angegeben werden. Eine Ressource kann dann so konfiguriert werden, dass sie die Kalender der verfügbaren Terminarten nutzt, um die freien Zeitfenster zu ermitteln. | |
| Attribute | Beschreibung | Attribute sind eine Möglichkeit, Informationen von einem Benutzer oder für wine Buchung zu erhalten. | Attribute können als Pflichtfelder für externe und/oder interne Nutzer definiert werden. Sie können Standardwerte haben und eine Abkürzung. Attibute können zusätzlich nur für interne Nutzer verfügbar sein und nicht sichtbar für Agenten und normale Nutzer |
| Textattribut | Für ein Textattribut sind ein vorgegebenes Muster, minimale und maximale Länge definierbar. Der Text kann in einem ein- oder mehrzeiligem Feld eingegeben werden. | ||
| Ja/Nein-Attribut | Zum Erfassen von Ja/Nein-Werten wie z.Bsp. "Raucher", "Diabetes" | ||
| Zahl-Attribut | Zahlwert mit Dezimalstellen darstellbar (z.Bsp. Gewicht) | Oberer und unterer Grenzwert sowie Standardwert definierbar | |
| Ganzzahl-Attribut | Ganze Zahl darstellbar (z.Bsp. Alter) | Oberer und unterer Grenzwert sowie Standardwert definierbar | |
| Listen-Attribut | Auswahlliste mit Einzel- oder Mehrfachmarkierung | Jeder Listeneintrag kann eine Abkürzung haben. Ein vorselektierter Eintrag kann definiert werden. | |
| Attribut-verknüpfung | Attribute können folgenden Elementen zugeordnet werden: 1. Terminarten 2. Buchungsschritte 3. Benutzer |
Attribute können in bestimmten Schritten bei der Buchung erforderlich sein und damit Auswirkungen auf die Buchung haben. | |
| Export | Excel | Buchungen können nach Excel exportiert werden | Excel Makros zur Dienstleister-spezifischen Anpassung der Exportergebnisse |
| Buchungen können als PDF gespeichert werden |
|||
| GDT | Export der Patientendaten für medizinische Dienstleister in eine GDT-Datei | ||
| VDDS | Export der Patientendaten für zahnmedizinische Dienstleister über eine VDDS-Schnittstelle | ||
| Import | Agenturen | Agenturen können über eine einfache CSV-Datei importiert werden |
|
| Buchungen | Buchungen können über eine einfache CSV-Datei importiert werden | ||
| WebService | RESTful | Auf alle Funktionen des Systems kann über RESTful Webservices zugegriffen werden |
Nähere Informationen in der RESTful API Dokumention |
| Buchungs-assistent | Beschreibung | Der Buchungsassistent führt den Benutzer schrittweise durch den Buchungsprozess. Die einzelnen Buchungsschritte sind konfigurierbar. Ein Dienstleister kann verschiedene Buchungsassistenten mit unterschiedlichen Zugriffen auf Terminarten und für unterschiedliche Benutzergruppen anlegen |
Standardmäßig hat ein Dienstleister einen Buchungsassistenten für interne und einen für externe Benutzer. Der Assistent für externe Benutzer wird erst aktiviert, wenn ihm eine eigene URL vergeben wird. Jedem Buchungsassistenten ist ein Abonnement zugeordnet, über dessen Benutzergruppe der Assistent auf die Ressourcen zugreifen kann. |
| Schritte | Buchungsschritt Zustimmung | Text und optionale Checkbox zum aktiven Zustimmen des Benutzers zu Bedingungen |
|
| Buchungsschritt Kriterienwahl | Auswahl der Terminart und Ressourcen, sowie Wahl des Terminzeitraumes und gewünschter Tageszeiten | ||
| Buchungsschritt Terminwahl | Benutzer kann aus Liste mit freien Terminen gewünschten Termin auswählen | ||
| Buchungsschritt Authentifizierung | Authentifizierung des (externen) Benutzers mittels Code. Der Code wird per EMail oder SMS verschickt. | ||
| Buchungsschritt Buchung | Erfassung der Buchungsdetails (Name, Kommentar, Attribute etc.) | ||
| Buchungsschritt Bestätigung | Anzeige einer Terminzusammenfassung, in der eine Bestätigungsmail mit optionalen iCalendar-Anhang gesendet werden kann. Druck einer Buchungsbestätigung als PDF-Datei mit Logo und Anfahrtsskizze, sowie Erinnerungsfunktion via EMail oder SMS. |
||
| Plan (Komplexe Buchungen) |
Beschreibung | Ein Plan beschreibt einen Baum von Terminen. Komplexe Buchungen, Terminserien, Folge- und Anschlusstermine und optionale Termine werden über einen Plan definiert. | Ein Plan hat einen oder mehrere Planknoten, die wiederum einen oder mehrere Einzelpläne enthalten. Der Planknoten verwaltet die Anzahl der benötigten Einzelpläne über eine Minimums- und Maximumsvorgabe. |
| Planknoten | Minimal benötigte und maximal erlaubte Anzahl von Einzelplänen definierbar. Dadurch kann ein logisches "UND" oder "ODER" erzwungen werden oder eine Mindestanzahl an Buchungen |
||
| Einzelplan | Zuweisung des Terminartzugriffes, eines Offsets (Zeit vor oder nach dem eigentlichen Termin) und einer Zeittoleranz. Beispiel: Augentropfen, Offset -1 Stunde, Toleranz 30 Minuten |
||
| Planzugriff | Ein Plan kann mit einer oder mehreren Terminarten verknüpft werden. | Beispiel: Der Augentropfen-Plan wird beispielsweise mit der Terminart "Augenuntersuchung" verknüpft |
|
| Mitteilungen | Nachricht | Innerhalb des Systems können sich die Benutzer einer Dienstleisters Nachrichten zuschicken. |
Anhänge werden auch unterstützt. Nachrichten und Anhänge werden verschlüsselt. |
| Buchungen | Übersicht | Eine Übersicht der aktuellen Termine |
Kann nach Excel, PDF und GDT exportiert werden |
| Buchungs-Transaktion | Eine Buchungstransaktion kann eine oder mehrere Buchungen enthalten. | Alle Buchungen eines Buchungsplanes werden in einer Buchungstransaktion ausgeführt. Wird eine dieser Buchungen storniert, können die restlichen Buchungen des Plans auch storniert werden. Stornierungen behalten ihre Verbindung zu einer Buchungstransaktion bei. |
|
| Optimierung (Bündelung) |
Eine Terminart kann einer Terminartgruppe zugeordnet werden. Für eine Terminartgruppe kann die Option gesetzt werden, Termine einer Terminart zu bündeln. | Bündelung ist nützlich bei der Suche nach freien Terminen, wenn unterschiedliche Terminarten bestimmte Konfigurationen (Geräte etc.) voraussetzen, die dann zeitlich aufeinander abgestimmt werden, um z.Bsp. unnötige Pausen zu vermeiden. |
|
|
Benach-richtigungen |
Benach-richtigungs-gruppen |
In Benachrichtigungsgruppen werden Ressourcen mit Abonnements verknüpft. | Wenn eine Buchung für eine Ressource erfolgt, wird den Abonnenten, die zu einer mit dieser Ressource verknüpften Benachrichtigungsgruppe gehören, eine Benachrichtigung über die Buchung per EMail oder SMS zugeschickt. |
| SMS | Terminerinnerungen können via SMS verschickt werden |
||
| Kontrolle | Nachverfolgung wer wann Ojekte in der Datenbank erstellt oder geändert hat |
||
| Gleichzeitigkeit | Verwendung von "Optimistic Locking" zur Vermeidung doppleter Terminbuchungen. Mehrere Benutzer können gleichzeitig mit dem System arbeiten | ||
| Automatische Organisation | Automatisches Löschen von Terminen nach einer bestimmten Zeit; z.Bsp. Löschen aller Termine und Stornierungen die älter als 90 Tage sind | ||
| Technologie | Unterstützte Browser |
Internet Explorer 6.0+ Firefox 3.5+ Safari 4.0 |
Läuft auf allen Plattformen (Windows, Linux, OSX). JavaScript muss eingeschaltet sein (AJAX basierte Anwendung) |
| Server | Tomcat 6.0 | JAVA 1.6 | |
| Datenbank | MySQL | Oracle, Postgres und MS/SQL werden bei Bedarf auch unterstützt | |
| Betriebssysteme | Linux/Windows/Unix |