Immer mehr Dienstleistern, die zeitbasierte Dienste anbieten, wird die Notwendigkeit bewusst, Partnern und Endkunden die Möglichkeit anzubieten, online Termine zu vereinbaren. Bookina ist unser internet-basiertes System für Terminplanung und Ressourcenmanagement. Mit BookinaFlash können Sie ein Netzwerk von Vermittlern und Endkunden aufbauen, die Ihre Dienste ohne telefonische Abstimmung direkt buchen können.

 

Besonderheiten von BookinaFlash:

  • internetbasiert, überschaubar, flexibel und bequem
  • erfasst Kundendaten wie Name, E-Mail-Adresse, Art des Beratungs-/ Terminbedarfs und nach Wunsch mehr
  • unterstützt Berichterstattung, Datenintegration und Analyse für Zwecke der langfristigen Kundenbetreuung
  • ermöglicht die Terminbestätigung als PDF oder E-Mail und Erinnerungsmitteilungen per SMS oder E-Mail
  • kann mit Mobilfunkgeräten und PDAs bedient werden
  • kann in die Internetseite der jeweiligen Einrichtung integriert werden
  • kann flexibel auf die Abläufe der Dienstleistung abgestimmt werden
  • ist für komplexe Buchungen mit Ressourcenbelegung und Folgeterminen konfigurierbar
  • ist kompatibel mit herkömmlichen Systemen wie Microsoft Outlook
  • bereits mit 100.000 Terminvergaben in der Augenheilkunde und Radiologie praxiserprobt

 

Technischer Überblick

Bookina stellt leistungsstarke Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Sie einfach und sicher die Verfügbarkeit und den Zugriff auf Ihre buchbaren Dienste steuern können. Ohne allzu sehr in technische Details zu gehen, werden Ihnen die folgenden Abschnitte eine Idee davon geben, wie das System arbeitet. Vertiefende technische Details können Sie im Administrator-Handbuch erfahren, welches hier heruntergeladen werden kann.

 

Buchbare Ressourcen

Im Zentrum von Bookina steht die buchbare Ressource - ein Arzt, ein Raum oder eine Maschine. Jede Ressource kann auf verschiedene Art und Weise für unterschiedliche Terminarten benutzt werden. So kann z.Bsp. eine Kernspinresonanzmaschine für unterschiedliche Darstellungszwecke wie Kopf, Schulter oder Knie benutzt werden. Diese unterschiedliche Behandlungen haben oft spezielle Eigenschaften, wie z.Bsp. verschiedene Behandlungsdauer etc. Bookina verwaltet all diese Parameter und gibt Ihnen genaue Kontrolle darüber, welche Daten Pflichtfelder sind und wie viele Terminvorschläge generiert werden. Bookina stellt Optimierungsstrategien zur Reduzierung von Konfigurations- und Wartezeiten zur Verfügung.

 

Behandlungen

Bookina definiert wie eine Ressource genutzt wird, indem sie ein oder mehrere Terminarten unterstützt.Die Verfügbarkeit der Terminart kann sowohl auf der Ressourcen- als auch auf der Benutzergruppen-Ebene definiert werden. Dadurch können bestimmte Terminarten nur von bestimmten Benutzern gebucht werden. Terminarten können zusätzliche Eingaben erfordern, z.Bsp. welches Auge untersucht/behandelt werden soll, das rechte oder das linke. In einer Terminart wird eine Minimum-, Maximal- und Standarddauer festgelegt, die im Laufe eines Tages auch variieren kann.

 

Kalender

Bookina stellt mächtige Kalenderregeln zur Verfügung, über die eine genaue Steuerung der Verfügbarkeit einer Ressource gewährleistet wird. Kalenderregeln können Zeitintervalle wie 10:00 Uhr bis 13:00 Uhr und 14:45 Uhr bis 17:15 Uhr oder bestimmte Tagesintervalle wie montags und freitags festlegen, sie bestimmen, in welchem Interval die Regel wiederholt wird (z.Bsp. nur jede 2.Woche) oder geben an, in welchem Zeitraum die Regel gilt (z.Bsp. vom 01.05.2011 bis zum  31.12.2011). Die Gültigkeit der Kalenderregeln kann so benutzt werden, um den Terminplan einer ressource im Laufe der Zeit anzupassen.

 

Benutzergruppen, Rollen und Datenschutz

Eine Benutzergruppe definiert den Zugriff, den ein Benutzer auf eine Ressource hat und welche Terminarten dieser Benutzer sehen, buchen oder stornieren darf. Zusätzlich hat jeder Benutzer eine Rolle, die bestimmt, wie er mit dem System arbeitet. Bookina bietet zur Zeit folgende Rollen:

  1. Administrator – kann die Konfiguration ändern und z.Bsp. buchbare Ressourcen erstellen, Kalender ändern usw.

  2. Manager – für gewöhnlich interne Mitarbeiter, die Termine für andere buchen und von anderen gebuchte Termine anschauen können

  3. Agent/Zuweiser – können Termine für ihre Kunden buchen (z.Bsp. ein überweisender Arzt wäre ein Agent)

  4. DefaultUser – kann nur Termine für sich selbst buchen

 

Sicherheit und Verschlüsselung

Bookina nutzt die aktuellsten Verschlüsselungstechnologien, um den Schutz von Daten sicherzustellen. Sensible Daten werden in der Datenbank verschlüsselt abgelegt und die Kommunikation zwischen dem Browser und dem Server läuft ausschließlich über das https-Protokoll. Zusätzlich müssen Benutzernamen und Passwörter bestimmte Mindestanforderungen an Sicherheit erfüllen. So wird für Passwörter ein Wert basierend auf dessen Länge und Komplexität (Groß-und Kleinschreibung, Anzahl Buchstaben, Zeichen und Sonderzeichen) errechnet. Wenn das Passwort keinen ausreichend hohen Wert erreicht, wird es nicht akzeptiert. Um eine Brute-Force-Angriff zu verhindern, wird der Zugang gesperrt, wenn 3 mal hintereinander ein falsches Passwort eingegeben wurde.

 

Terminbestätigung als PDF, Nachrichten und Erinnerungsdienst

Logos und Anfahrtskizzen können in Bookina hochgeladen werden, diese werden in einem PDF-Doument mit der Terminbestätigung verwendet, welches beliebig anpassbar ist. Bookina kann Bestätigungs-EMails verschicken und an bevorstehende Termine via EMail oder SMS erinnern.